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女性人気度No.1の事務職はどんな仕事をするのか?

投稿日:8月 14, 2018 更新日:

事務職は女性人気が最も高い職種で、20代でも転職希望者が多い職種。ただ、それ故に応募者が殺到し、求人倍率は1.0をゆうに切ります。

派遣契約としての事務職も増えているので、正社員採用以外も視野に入れる必要があるかもしれません。

事務職は大きく分けると5つに分類できる

一言で事務職といっても、大きく5つに分けることができます。企業によっては総務職を兼務したり、以下で紹介する事務職を複合的に担当する場合もあります。

1.一般事務

事務といえば一般事務を思いつく人がほとんどでしょうが、来客対応や資料コピーなどといった雑務を一手に担う事務職です。

少しでも他の社員がスムーズに仕事をできるように縁の下から支えます。

2.経理事務

経理部と一緒に仕事を行う事務職です。データ入力や伝票振り分けなど、経理の仕事をサポートする業務がメイン。

経理職は月末や決算時期がとくに忙しいので、経理事務も残業が多くなる傾向にあります。

3.労務事務

人事や総務と一緒に仕事を行うことになります。労務関係の書類などの事務処理がメインのお仕事。

勤怠や健康保険、厚生年金といった社員のお金に関わる重要な仕事を行うことになります。

4.営業事務

主に営業職のサポートを行う事務職です。受注や発注などはもちろんデリバリー業務を行うこともあります。

物流に関わる営業事務の場合は、営業や顧客からの急な予定変更に応えなければいけないこともあるのです。

5.貿易事務

貿易に関わる事業展開を行なっている企業の事務です。海外顧客とのやり取りや、輸入・輸出に関わる業務を行うことになります。

事務職が行う主な業務内容

事務職は大きく5つに分類されるのですが、主な業務は以下のようなものです。業務によっては判断を迫られるような場合がありますが、基本的には自己判断はせず関係する部署の上司に相談をしましょう。

報告書や決算書に至るまでの「資料作成」

事務職の就職や転職の場合は、ほぼ確実にパソコンスキルが求められます。基本的には入力ができればOKですが、パワーポイントなどのソフトも使用できると業務の幅が拡がりますし、対応できるPC業務が多いほど採用の確率も上がります。

最近はスマホやタブレットでレポート作成をする人も多いですが、残念ながら企業のほとんどはパソコンを使います。せめてブラインドタッチはできるようになっておきましょう。

パソコンスキルによって、会社で頼まれる仕事のレベルも変わります。パソコンが得意な人には「営業の資料作成」や「決算書といった重要書類」の作成依頼も来ます。

依頼される書類があまりにも責任がありそうな場合は、自分ができる範囲を伝えたり、作成途中でチェックを受けるなどの対応をしましょう。

電話対応は最も頻度が高い仕事

事務職の仕事といえば、やはり「電話対応」です。営業や他のスタッフと同じ部屋で仕事をしている場合、事務職以外の人は席にいない場合がほとんど。必然的に自席で仕事をすることが多い事務職に電話番が回ってきます。

電話の応対次第でお客様からの会社の印象は変わりますので、電話応対は丁寧かつ確実に用件を確認する必要があります。「事務職=電話対応」ということを覚悟の上で、就職や転職をしましょう。

製品の発注や受注業務

メーカーなどの事務職ではほぼ確実にこの業務に関わります。顧客からの受注を受け、営業への伝達を行なったり、場合によってはデリバリーの手配を任されたりもします。

どこまでの業務を行うかは企業によりますので、就職や転職の際には業務範囲を把握しておくことも重要です。

顧客からの連絡は電話やメールなど様々な方法できます。営業は外出していることも多く、これらの業務は事務職に回ってくる可能性が高いのです。

顧客からすれば対応するのが営業であっても事務であっても同じなので、ストレスが溜まる場合もあるかもしれません。

事務職はサポート業務がメインなため我慢強さも必要

事務職の業務内容を見てみるとわかるように、事務職の仕事はほぼ「サポート」になります。直接的に売り上げに貢献したりする仕事ではないのですが、会社の業務がスムーズに回るためには無くてはならない仕事です。

したがって、気配りなどができるのはもちろん、ちょっとムッと来るような依頼にも耐える我慢強さが必要になります。

とはいえ、何でもかんでも我慢する必要はありません。自分ができない領域の仕事を依頼される場合は断ることも重要です。

AI化が進むことである程度の業務が省略できるようになるかもしれませんが、サポート力は人間味が必要な場合もありますので、すぐに無くなることはないでしょう。

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